Para onde vai o seu áudio?
Quando você sobe a gravação de uma reunião para um serviço de transcrição, está entregando a estranhos o número do faturamento, a avaliação de um funcionário ou a estratégia do trimestre. Vale saber o que acontece com esse arquivo.
Este texto lista o que perguntar de qualquer serviço — inclusive do nosso.
As cinco perguntas
1. O meu áudio é usado para treinar modelo?
A pergunta mais importante, e a que mais vem respondida de forma vaga.
Procure na política de privacidade por "melhorar nossos serviços". Essa expressão frequentemente cobre usar seu conteúdo para treinamento. Se a política não diz claramente que não treina, assuma que pode treinar.
Por que importa: material usado em treinamento fica embutido no modelo. Não há como "apagar" depois.
2. Por quanto tempo o arquivo fica guardado?
"Até você excluir" significa para sempre, na prática, porque ninguém volta para excluir. Procure prazo automático definido.
3. Em que país o processamento acontece?
Muda quais leis se aplicam. Dados tratados na União Europeia caem sob o RGPD, que é o regime mais rigoroso em vigor. Dados tratados nos Estados Unidos ficam sujeitos a legislações de acesso governamental bem mais permissivas.
Se seu material tem dado de europeu, processar dentro do Espaço Econômico Europeu elimina a discussão de transferência internacional inteira.
4. O serviço usa API de terceiros?
Muita ferramenta de transcrição é uma casca em volta da API da OpenAI, do Google ou da Amazon. Não é errado — mas significa que seu áudio passa por mais uma empresa, com outra política, em outro país.
A pergunta direta é: o processamento é próprio ou terceirizado? Se for terceirizado, você precisa ler duas políticas de privacidade, não uma.
5. Dá para apagar tudo sem pedir?
Direito à eliminação existe na LGPD e no RGPD. A diferença entre um serviço sério e um descuidado é se isso é um botão na tela ou um e-mail que você manda e espera resposta.
As respostas no nosso caso
Para não fazer perguntas sem responder:
| Pergunta | Transcritor |
|---|---|
| Treina modelo com seu áudio? | Não, nunca. |
| Quanto tempo guarda o arquivo? | 7 dias, apagado automaticamente. |
| Onde processa? | Servidor próprio na Alemanha (Falkenstein), dentro do EEE. |
| Usa API de terceiros? | Não. O reconhecimento roda na nossa máquina. |
| Dá para apagar tudo? | Sim, você mesmo, em "Meus dados", na hora. |
O texto transcrito fica na sua conta até você excluir — e você pode baixar tudo em JSON antes, se quiser levar embora.
Nada disso é favor: é o que a nossa política de privacidade diz, e os mecanismos estão no produto, não só no documento.
O lado que quase ninguém comenta: a responsabilidade é sua
Aqui vem a parte desconfortável.
Quando você sobe a gravação de uma reunião com outras oito pessoas, você está tratando dado pessoal de oito pessoas. Perante a LGPD, quem decide fazer isso é o controlador desses dados — ou seja, você, ou a sua empresa. O serviço de transcrição é operador, e segue suas instruções.
Isso tem consequências práticas:
Avise que a reunião está sendo gravada. É obrigação, não cortesia. Um "estou gravando para fazer a ata" no começo resolve.
Cuidado com gravação de terceiros. Transcrever áudio que você recebeu mas não tinha autorização para processar é problema seu, não do serviço.
Em pesquisa, isso vai para o termo de consentimento. Se você prometeu confidencialidade ao participante, mandar o áudio para um serviço que usa material para treinamento quebra essa promessa — mesmo sem má-fé.
Áudio pode conter dado sensível sem você planejar. Uma reunião de RH tem dado de saúde. Uma entrevista de pesquisa tem opinião política. Dado sensível tem proteção reforçada nas duas leis.
Quando nem o melhor serviço serve
Existe material que simplesmente não deveria sair da sua máquina: segredo industrial, informação sob sigilo legal, dado sob acordo que proíbe processamento por terceiros.
Para esses casos, a resposta honesta não é "use nosso serviço, somos seguros". É rode a transcrição localmente. Existem programas gratuitos que fazem isso no seu computador, sem enviar nada para lugar nenhum. Dá trabalho de configurar e é lento sem placa de vídeo dedicada, mas é a única garantia absoluta.
Preferimos dizer isso a vender para quem não deveria comprar.
Um checklist rápido
Antes de subir material sensível em qualquer serviço:
- [ ] A política diz explicitamente que não treina com seu conteúdo?
- [ ] Existe prazo automático de exclusão, ou "guardamos indefinidamente"?
- [ ] O país de processamento está declarado?
- [ ] O processamento é próprio ou passa por API de terceiros?
- [ ] Existe botão de apagar tudo, ou é por e-mail?
- [ ] Você tem autorização das pessoas que aparecem no áudio?
Se travou em duas ou mais, procure outra ferramenta — ou rode local.
Leia a nossa antes de decidir: política de privacidade e termos de uso. Se algum ponto estiver vago, é falha nossa e queremos saber.